Het is niet altijd gemakkelijk, topics ter sprake brengen waarvan je niet weet hoe de ander zal reageren. Of het nu gaat over een ergernis waar je mee zit of iemand heeft je aangesproken over een andere collega, jij zit met het spreekwoordelijke ei. Je zit met iets dat je ter sprake wilt brengen, alleen weet je nog niet hoe en welke effect dit zal hebben. In dit blogartikel vind je 9 tips, die hun oorsprong vinden in Geweldloze Communicatie.
4 belangrijke randvoorwaarden voordat je het gesprek aangaat
Randvoorwaarde 1: Spreek een duidelijk tijdstip af wanneer het gesprek past
Het is heel belangrijk dat je de tijd kunt nemen om het gesprek aan te gaan, dus niet snel tussen twee vergaderingen door of bij de koelkast in de keuken, vlak na de lunch. Dat zijn niet de ideale momenten waarop je ruimte creëert voor jezelf en de andere gesprekspartner om open te communiceren.
Randvoorwaarde 2: Zet het kader
Aangezien jij het gesprek aangaat, is het belangrijk dat je het kader duidelijk stelt. Benoem naar je collega of leidinggevende dat je een wrevel wilt bespreken of een topic wilt aankaarten dat gevoelig kan liggen en waar jij mee zit. Op voorhand helder krijgen wat jij precies wilt bespreken, is hierbij erg belangrijk.
Randvoorwaarde 3: Wat is jouw doel van dit gesprek?
Wat wil jij bereiken met dit gesprek? Wil je de ander informeren over iets dat je hebt gehoord? Wil je de ander overtuigen van een bepaalde visie? Wil je dat er iets verandert bij de ander en wat dan precies? Wil je een instructie doorgeven van hoe iets op een andere manier aangepakt kan worden?
Sta stil bij je eigen motivatie om dit gesprek aan te gaan.
Randvoorwaarde 4: Wat is de meest ideale uitkomst?
Wat zou het meest ideale scenario zijn dat er gebeurt tijdens je gesprek? Hoe zou je willen dat de ander luistert? Wat wil je dat de ander eruit meeneemt? Welke boodschap wil je zeker kunnen overbrengen? Hoe wil je dat het gesprek afgerond wordt? Hoe wil je zelf zijn tijdens het gesprek: rustig, helder, duidelijk, zelfzeker, …?
Door hier op voorhand over na te denken, ga je streven naar deze uitkomst. Het is zelden dat iemand als meest ideale uitkomst de bom wil laten ontploffen en de verstandhoudingen wil ondermijnen. Toch zijn er vaak gesprekken die zo eindigen. Als het dat niet is wat jij wilt, wat wil je dan wel?
Wanneer aan deze randvoorwaarden is voldaan en je dus een ideaal moment hebt gecreëerd om het gesprek aan te gaan, dan zijn hier nog vijf handvatten die je als leidraad door het gesprek helpen:
5 handvatten die je als leidraad door het gesprek helpen
1. Hou het bij de feiten
Dit klinkt misschien erg logisch, toch zou je ervan versteld staan hoe vaak informatie gekleurd wordt door gevoelens en vooronderstellingen. Wanneer je iets wilt bespreken, hou je dan bij de feiten:
- Wat is er gezegd?
- Wat heb je gezien of gehoord?
- Wie heeft iets gezegd of gedaan?
- Wat is er precies gebeurd?
Hoe meer je iets feitelijk kunt weergeven, hoe beter je verstandhouding met je gesprekspartner zal zijn. Je valt hem/haar immers niet persoonlijk aan, je brengt een aantal feiten ter sprake.
Vb: ‘het is 8u10 wanneer je op het werk toekomt en de werkdag start om 8u. Er zijn vier telefoontjes voor jou binnengekomen.’ is iets heel anders dan: ‘je bent te laat op het werk en de klanten wachten.’
2. Bespreek jouw gevoel bij de feiten
Wat er rondom je gebeurt, leidt tot een bepaald gevoel. Wanneer jij vertelt hoe jij je voelt bij iets dat gebeurt, dan kan dit niet bediscussieert worden. Over meningen valt te discussiëren, over hoe iets aangepakt moet worden ook, maar over hoe iemand zich voelt, kan je niet discussiëren. Je gevoel is uniek en dat mag je tot uiting brengen.
Vb: ‘(Wanneer je om 8u10 op het werk toekomt,) voel ik me gefrustreerd en kwaad. Ik merk dat ik het er lastig mee heb wanneer de eerste telefoontjes voor jou al zijn binnengekomen en ik deze beantwoord.’
3. Waar heb je nood aan? Met welke intentie ben je dit gesprek aangegaan?
Door te verwoorden waar jij nood aan hebt of je intentie te verwoorden, connecteer je het gesprek met jouw doel van dit gesprek. Je hebt misschien nood aan bevestiging of geruststelling, je kunt nood hebben aan eenvoudigweg gehoord worden, je hebt de intentie om samen naar een oplossing zoeken, …
Vb: ‘Ik vind het belangrijk dat elk teamlid verantwoordelijkheid opneemt voor zijn werk. Ik heb er nood aan te weten wanneer je wat later komt, zodat ik mijn agenda hierop kan afstemmen.’ Of ‘ik vind het belangrijk dat ieder van ons om 8u er is zodat ieder zijn taken kan opnemen.’
4. Wil jij/kan jij …?
Tenslotte vraag je iets aan de ander. De ander mag hierop ‘nee’ zeggen! Dat is belangrijk: het is geen eis die je stelt aan de ander, wel een verzoek. Je vraagt iets en de ander is vrij om hierop te antwoorden of eraan tegemoet te komen.
Vb: ‘Kan je vanaf nu om 8u aanwezig zijn hier?’
5. Maak ruimte voor de ander
Nadat je zelf hebt duidelijk gemaakt hoe jij je voelt bij bepaalde feiten, waar je nood aan hebt en hieraan een verzoek tot actie hebt gekoppeld, maak je best ook ruimte voor de ander. Immers, de ander voelt zich ook op een bepaalde manier, heeft ook een nood en mogelijks ook een verzoek. Vragen die je de ander kunt stellen, zijn:
- Hoe voel jij je hierbij?
- Welke impact heeft dit op jou?
- Wat vind jij belangrijk?
- Waar heb jij nood aan?
- Wat wil jij vragen?
Het is niet eenvoudig en het vraagt oefening om van hieruit te spreken, vooral omdat je eerst heel goed bij jezelf stilstaat en in kaart brengt wat er gebeurd is, hoe jij je voelt, waar je nood aan hebt en wat je wilt vragen. Dit gaat verder dan gewoon zeggen wat je wilt zeggen en vervolgens het in het ijle laten hangen. Oefening baart kunst, ook in de werkcontext. Wil je moeilijke gesprekken aangaan op het werk en wil je dit eerst helder krijgen? Dan kan je loopbaancoach je hierbij helpen.
Aarzel niet om je loopbaancheques aan te vragen en je te laten ondersteunen!
